Directie-assistent(e) (M/V/X)

Damiaanactie is een Belgische medische ontwikkelings-ngo die het verschil wil maken in de wereldwijde strijd tegen lepra, tuberculose en andere verwaarloosde ziekten. Centraal staan het leveren van kwaliteitsvolle gezondheidszorgen en sociale re-integratie van lepra- en tuberculosepatiënten in niet minder dan 16 landen. Samen met onze vele vrijwilligers bedenken we voortdurend creatieve campagnes om inkomsten te verzamelen om deze strijd succesvol te kunnen voeren. 

We zijn op zoek naar een enthousiaste directie-assistent(e) om onze organisatie te versterken.  

Verantwoordelijkheden 

Als directie-assistent(e) sta je de CEO bij in de voorbereiding van het beleid en de optimale aansturing van de organisatie. In nauwe samenwerking voer je de volgende taken uit : 

  • Agenda– en tijdsbeheer van de CEO in functie van de prioriteiten en doelstellingen. Inplannen en maken van afspraken, opvolgen van deadlines.  
  • Behandeling van in- en uitgaande correspondentie van de CEO, voorbereiding van antwoorden en klassement na behandeling. 
  • Voorbereiden van vergaderingen. Consolidatie en samenvatting van de benodigde input, eventueel bijwonen van de vergaderingen, opstellen van verslagen van vergaderingen en opvolgen van de actiepunten. 
  • Ondersteunen en opvolgen van het transformatieprogramma o.l.v. de CEO. 
  • Plannen, reserveren, optimaliseren en opvolgen van professionele verplaatsingen.  
  • Opvolgen en controleren van facturen en budgetten. 

Je beheert de contacten met belangrijke partners 

  • Je vormt de link met de leden van de Raad van Bestuur, de leden van de Algemene Vergadering en de contactpersonen van belangrijke organisaties en leveranciers. Je beheert hun contactgegevens en verzorgt de telefonische en schriftelijke correspondentie. 

Faciliteren van Directiecomité, Raad van Bestuur en Algemene Vergadering

  • Reserveren van vergaderplaatsen en -materiaal, catering, tolken, uitnodigingen, dagorde (+ bijkomende documenten), verzamelen en notuleren van input. 
  • Notuleren en rapporteren in Nederlands, Frans en/of Engels. Zorgen voor en controleren van vertalingen. 
  • Opvolgen van agendapunten en beslissingen. 

Profiel 

  • Je beleeft de waarden van Damiaanactie en hebt een hart voor de organisatie.
  • Je beschikt over een diploma directie-assistent(e) of gelijkwaardig en beschikt minimaal over 5 jaar ervaring in een gelijkaardige functie.
  • Je bent open, flexibel, positief, loyaal, nauwkeurig en je hebt een luisterend oor, maar je bent tegelijk zeer discreet.  
  • Je bent dynamisch en proactief, in staat om zelf het initiatief te nemen en in groep samen te werken en je kan om met stresserende piekmomenten. 
  • Je gaat op een vlotte manier om met MS Office.  
  • Je bent perfect drietalig : Nederlands, Frans en Engels; Duits is een pluspunt. 

Wij bieden 

  • Een maatschappelijk relevante en geëngageerde job in een groeiende organisatie met gedreven medewerkers en afwisselende opdrachten en contacten. 
  • Een contract van onbepaalde duur (deeltijds 4/5). 
  • Een passend onthaal, coaching en bijscholing waar nodig. 
  • Een correcte verloning met interessante extralegale voordelen (waaronder groeps- en hospitalisatieverzekering). 

Interesse ?

Bezorg ons jouw CV en motivatiebrief voor 20 mei via [email protected] 

Voor bijkomende inlichtingen over Damiaanactie kan je een kijkje nemen op www.damiaanactie.be, op Facebook, Instagram, LinkedIn of Twitter onder Damiaanactie”.